マニュアルのまとめ方

自分が持っているネタを、ノウハウという形に作り上げる

すでに事業を運営しているとか、先生やコーチをしているといった人でないと、他人に何かを教える、論理的に整理して伝えるというのは少々難しく感じるかもしれません。
仮に事業やコーチングの経験があっても、マニュアルを作成したり、ノウハウとしてまとめ上げるというのはまた別の話ですので、いずれにせよやり方が難しいと感じるでしょう。

ですが、作業自体は意外と機械的ですので、コツさえ知ってしまえばさほど難しくありません。
マニュアルはPDFの形式が一般的ですので、その場合はワープロソフトで原稿を書き上げ、PDFファイルとしてエクスポートすることになります。
音声や動画で提供する際も、作り方自体は共通です。

ノウハウの体系的・論理的なまとめ方

マニュアル(文書や音声)を作る前に、ノウハウ(内容・考え)をきちんと体系的にまとめておかなければなりません。
それはつまり、ユーザの悩みや現状をしっかり把握し、そのための解決方法と専門的なノウハウを十分会得しており、それをユーザに的確な仕方で伝えられる状態にあるということです。

この段階まで来ているということはユーザのリサーチやノウハウ面についてはクリアしているはずですから、あとは「ノウハウを体系的に分かりやすく伝えられる」という部分が必要になります。
この面でノウハウをうまくまとめられないのであれば、以下のチェックポイントを参考にしながらまとめてみて下さい。

  • ●ユーザは最終的にどうなりたいのか(欲求や願望)
  • ●ユーザはどんな悩みを抱いているのか(現在の状態)
  • ●その原因は何か
  • ●それを解決するためにはどうしなければならないか
  • ●他に克服しなければいけないものは何か(スキル、メンタル、生活習慣、考え方…)
  •  (※トラブルの原因というのは1つだけではなく、複数の要因が絡まり合っているはず)
  • ●短期的な目標と行動計画は何か(直近でしなければならないこと)
  • ●中期的な目標と行動計画は何か(当面していかなければならないこと)
  • ●長期的な目標と行動計画は何か(最終目標とそれまでの概略)
  • ●明日から何をすればいいのか
  • ●半月後にはどのくらい進歩しているべきか
  • ●1ヵ月後にはどのくらい進歩しているべきか
  • ●3ヵ月後にはどのくらい進歩しているべきか
  • ●半年後にはどのくらい進歩しているべきか
  • ●最終的にどのくらいで結果が出るべきか

こうした点を考えながら、そのマニュアルをこれから実際に使う人の身になり、具体的に落とし込まなければなりません。
これらのポイントがすべて明確になっていれば、あとは実際にマニュアルとして書き起こすだけでしょう。
最終ゴールから逆算して、いつまでにどうなっているべきか、最初の壁は何か、その壁をクリアしたら次はどんな壁が待っているのか、その次は…という考え方をするわけです。
逆算して、順序立ててまとめるのです。

効率良く、スピーディにマニュアルを作成する方法

ノウハウをまとめたら、次には実際に紙に書き起こす作業へ進みます。
マニュアルを作成する場合、普通の人は1ページ目から順番に書いていこうとします。
ですが、そのやり方ですと作業自体がかなりしんどいですし、うまくまとまらなかったりしてしまいます。

効率良く、上手にまとめるには以下のような手順がベターです。

  • ●コンテンツを洗い出す(結論、重要なポイント、事例、引用する資料…)
  • ●メニュー構成を決める(何を、どういう順番で伝えるのか)
  • ●各パートごとに記事を作っていく

まず概要だけでいいので、扱うコンテンツをすべて洗い出し、その後、何をどういう順番で伝えるかという全体の構成やメニューを決め、それを基に実際に記事を書いていくのです。
まずは材料を集め、それらを整理し、最後に肉付けをするわけです。
このようにしたほうが効率良く、作業も早くできますし、内容がブレずに済みます。

ただ単調に書き続けていると疲れてしまいますし、自分でも何が言いたいのか分からなくなったり、ポイントがボヤけたりしてしまうものです。
ですから、先にテーマと結論を明確にしておき、そこへ肉付けするという進め方をすることによって、自分も何を書こうとしていたのか明確になり、効率良く作業を進めることができるわけです。
そして、マニュアルを作成する際は、ひたすらズラズラダラダラと文章を書き続けるのではなく、図や表、画像などを織り交ぜたほうが読みやすさや理解を助けることができます。

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